MENGELOLA DOKUMEN TRANSAKSI



SERI 5    : PENYIMPANAN DOKUMEN TRANSAKSI
dokumen transaksi yang telah dicatan merupakan dokumen pencatatan, dokumen yang menunjukkan bahwa apa yang dicatat dalam catatan akuntansi adalah benar terjadi. Dokumen transaksi sebagai dokumen pencatatan, dirasakan sangat penting artinya apabila pada saat dilakukan pemeriksaan diketahui adanya kesalahan pencatatan, sehingga diperlukan penelusuran pada dokumen pencatatan yang bersangkutan. Oleh karena itu, diperlukan tempat penyimpanan yang khusus dan penataan yang teratur.
Penyediaan tempat khusus dan penataan dokumen transaksi sebagai file (arsip), pada dasarnya bertujuan untuk mengamankan file secara fisik dan memudahkan penelusuran jika diperlukan. Untuk mengamalkan file secara fisik, biasanya perusahaan menyediakan map untuk berkas (folder) dan lemari arsip (filing cabinet) sebagai tempat menyimpan dokumen. Sementara untuk memudahkan penelusuran (pencarian), dokumen catatan dapat dikelompokkan menurut jenis bukti transaksi dan periode terjadinya. Misalnya bukti transaksi yang sudah di catat diarsipkan dengan pengelompokan sbb      :
1.       Kelompok dokumen penjualan kredit, untuk arsip faktur penjualan
2.       Kelompok dokumen pembelian kredit, untuk arsip faktur pembelian
3.       Kelompok dokumen penerimaan kas, untuk arsip bukti – bukti transaksi penerimaan uang (kas)
4.       Kelompok dokumen pengeluaran kas, untuk arsip bukti – bukti transaksi penerimaan kas
5.       Kelompok dokumen memorial, untuk arsip bukti transaksi lainnya (transaksi intern).
Masing – masing kelompok dokumen disimpan dalam sebuah map (folder). Dokumen transaksi pada tiap kelompok dapat disusun menurut urutan nomor dokumen atau urutan tanggal terjadinya transaksi, dipilih mana yang memudahkan penelusuran, tiap folder hanya diisi dokumen transaksi periode tertentu sehingga ada pemisahan folder untuk masing – masing periode.


0 komentar:

Posting Komentar

Diberdayakan oleh Blogger.

Uploaded with ImageShack.us