SERI 5 : PENYIMPANAN
DOKUMEN TRANSAKSI
dokumen transaksi yang telah
dicatan merupakan dokumen pencatatan, dokumen yang menunjukkan bahwa apa yang
dicatat dalam catatan akuntansi adalah benar terjadi. Dokumen transaksi sebagai
dokumen pencatatan, dirasakan sangat penting artinya apabila pada saat
dilakukan pemeriksaan diketahui adanya kesalahan pencatatan, sehingga
diperlukan penelusuran pada dokumen pencatatan yang bersangkutan. Oleh karena
itu, diperlukan tempat penyimpanan yang khusus dan penataan yang teratur.
Penyediaan tempat khusus dan penataan
dokumen transaksi sebagai file (arsip), pada dasarnya bertujuan untuk
mengamankan file secara fisik dan memudahkan penelusuran jika diperlukan. Untuk
mengamalkan file secara fisik, biasanya perusahaan menyediakan map untuk berkas
(folder) dan lemari arsip (filing cabinet) sebagai tempat menyimpan dokumen.
Sementara untuk memudahkan penelusuran (pencarian), dokumen catatan dapat
dikelompokkan menurut jenis bukti transaksi dan periode terjadinya. Misalnya
bukti transaksi yang sudah di catat diarsipkan dengan pengelompokan sbb :
1.
Kelompok dokumen penjualan kredit, untuk arsip
faktur penjualan
2.
Kelompok dokumen pembelian kredit, untuk arsip
faktur pembelian
3.
Kelompok dokumen penerimaan kas, untuk arsip
bukti – bukti transaksi penerimaan uang (kas)
4.
Kelompok dokumen pengeluaran kas, untuk arsip
bukti – bukti transaksi penerimaan kas
5.
Kelompok dokumen memorial, untuk arsip bukti
transaksi lainnya (transaksi intern).
Masing – masing kelompok dokumen
disimpan dalam sebuah map (folder). Dokumen transaksi pada tiap kelompok dapat
disusun menurut urutan nomor dokumen atau urutan tanggal terjadinya transaksi,
dipilih mana yang memudahkan penelusuran, tiap folder hanya diisi dokumen
transaksi periode tertentu sehingga ada pemisahan folder untuk masing – masing
periode.
0 komentar:
Posting Komentar